Vous souhaitez dématérialiser, partager vos documents papier, et travailler de manière collaborative sur ces derniers ?
TEAMINFO vous propose des solutions de gestion électronique des documents (GED).
La GED (gestion électronique des documents) permet de numériser, stocker, classer et récupérer des documents par voie électronique.
Les avantages
01
Un gain de temps et de productivité
La GED offre la possibilité d’accéder instantanément à l’information, ce qui permet de gagner du temps dans la recherche de documents car ils sont accessibles à tout moment. Cela permet ainsi de gagner en efficacité et productivité.
02
Une meilleure sécurité des informations
Un environnement sécurisé est utilisé pour stocker les documents, et des mesures de contrôle d’accès sont mises en place afin de limiter l’accès aux données sensibles et confidentielles.
03
Un travail collaboratif
La GED vous permet de travailler à plusieurs et en simultané sur un même document.
04
Une réduction des coûts et une dimension écologique
Le déploiement d’une solution de gestion électronique des documents permet de diminuer les coûts logistiques associés au traitement classique de l’information, tels que la consommation d’encre et de papier ainsi que l’espace de stockage lié à l’archivage des documents.
La GED offre par conséquent une version sans papier qui représente actuellement un enjeu important pour la préservation de l’environnement.
Les fonctionnalités
La GED regroupe plusieurs fonctionnalités pratiques permettant la gestion de l’information numérique de l’entreprise.
Un stockage centralisé
- Conservez tous les documents de votre entreprise dans un espace centralisé et accessible uniquement aux utilisateurs autorisés. Cette fonctionnalité permet de minimiser la duplication de documents et de limiter la perte de fichiers.
La numérisation des documents
- Transformez vos documents papier en fichiers numériques puis stockés-les. Leur usage ainsi que leur partage sera facilité et permettra d’accélérer les processus de travail.
L’indexation et l’organisation des documents
- L’indexation consiste à attribuer des informations permettant de retrouver et de récupérer des documents ou d’autres contenus plus simplement. Ensuite, il est possible de classer vos fichiers par type (projet, client ou autres) afin de faciliter leur recherche et leur récupération.
Le Workflow (flux de travail)
- Automatisez le processus de traitement d’un dossier, d’un document, d’un projet, d’une facture, etc. Les différents documents sont modélisés informatiquement et circulent automatiquement entre les utilisateurs concernés pour être lus, approuvés, modifiés ou validés.
Une gestion des versions et commentaires
- Gérez chaque version de vos documents, ajoutez des commentaires et consultez les commentaires d’autres collaborateurs.
Un travail collaboratif
- Travaillez à plusieurs et en simultané sur un même document.
La sécurité des documents
- Protégez vos documents en utilisant les solutions de GED. Grâce à des fonctionnalités de sécurité avancées, certaines solutions de GED permettent d’éviter toute modification, perte de données ou l’accès non autorisé aux documents.
Notre service
Nous réalisons l’étude de vos besoins, vos contraintes techniques et nous vous proposons la solution la plus adaptée.